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FEC : LES FICHIERS DES ECRITURES COMPTABLES, UNE IMPORTANCE CAPITALE par Barbara KEFS, Expert-comptable - en partenariat avec JBBK

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Lors d’une vérification de comptabilité, depuis début 2014, si votre entreprise tient sa comptabilité par des moyens informatisés, vous devez obligatoirement remettre une copie du ou des FEC (fichiers des écritures comptable) des exercices vérifiés. Ces formalités ne sont pas anodines. Voici quelques conseils.

Le rôle du FEC dans le contrôle fiscal n’est pas toujours compris des entreprises. Au-delà du respect des contraintes liées au format du fichier des écritures comptables, l’administration peut mettre en œuvre des contrôles précis sur chaque écriture comptable de votre entreprise et repérer par exemples des erreurs .

LES ATTENTIONS PARTICULIERES A PORTER

  • Sur la forme du FEC

Certains FEC sont bricolés grâce à diverses manipulations informatiques, ce qui entraine des décalages de lignes , cause d’une incohérence générale du FEC. C’est souvent le cas lorsque la comptabilité est tenue sur plusieurs applications et qu’il faut générer un fichier unique composite. De plus, ces travaux ne sont pas tracés informatiquement ce qui ne permet pas de garantir que les fichiers respectent l’intégrité des informations présentes dans les systèmes comptables.

Conseil: l’utilisation du tableur Excel est à proscrire d’autant plus qu’il génère souvent des fichiers textes au format non conforme. D’autres FEC présentent un format non conforme ce qui arrive plus fréquemment qu’on le croit. Respectez la syntaxe, les formats de dates, renseignez bien les champs obligatoires.

  • Sur le fond du FEC

Il convient de vérifier:

- que les balances reconstituées par journaux à partir du FEC sont équilibrées. C’est notamment le cas lorsque des comptes de classe 8 ou 9 sont mouvementés par le débit d’autres de classe 1 à 7, le FEC ne comprenant que les comptes de classe 1 à 7.

- que les journaux sont équilibrés par mois,

- que les champs sont bien renseignés,

- qu’il n’existe pas de trou séquence dans les numérotations des écritures

- que les dates sont bien cohérentes entre elles.

En pratique, le FEC va révéler le niveau de qualité comptable, qu’il résulte de paramétrages d’écritures automatiques ou de saisies manuelles.

CONSEQUENCE DE LA VERIFICATION DU FEC

  • Amende et majoration:

l’article 1729 D du CGI sanctionne le défaut de présentation de FEC par une amende minimum de 5000 euros pour chaque FEC absent ou non conforme. Mais en cas de rectification, et si le montant est plus élevé, la sanction d’élève à 10% des droits mis à la charge du contribuable.

  • Taxation d’office:

En cas de défaut de présentation des FEC, la procédure d’évaluation d’office peut être mise en œuvre avec, à la clé, une majoration des droits rappelés de 100%. Dans le cas de ce recours, la charges de la preuve est inversée et incombe au contribuable qui ne peut s’appuyer sur la comptabilité comme moyen de preuve, celle-ci ayant été rejetée.

Ainsi, les entreprises n’ont pas toujours conscience des risques qu’elles prennent en ne faisant pas le nécessaire pour produire ce fichier. Elles sous estiment aussi parfois le volume et le temps de travail pour adapter leur système d’information. Dès que la constitution du FEC nécessite des traitements complexes, il importe de tracer et documenter les opérations, aux fins de justification éventuelle. Le FEC révélant la qualité de la saisie comptable, il est impératif de mettre en place une politique de saisie cohérente et homogène. Les champs obligatoires ne peuvent rester vides sauf à risquer des questions ou des remises en cause de la part du vérificateur. Le rejet du FEC, suivi du rejet de la comptabilité pour force probante, aurait des conséquences significatives pour votre entreprise





25-11-2015 | vu 1015 fois


Merci d'avoir lu notre article ! Article n° 83 (catégorie : Comptabilité, fiscalité )

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